インテリアコーディネーターの資格を活かして、インテリアコーデだけでなく、発達障害・身体障害を持つ次男の育児経験による、お片づけ苦手を活かした整理術カウンセリングを行なっています。
また風水インテリアのルーティン化するアドバイスもお伝えしています。
今回は書類の断捨離についてお話しします。
会社でも家庭でもどんな場所でも、ペーパーレスの時代になっている昨今でも、「書類」はあるものなんです。
その「書類」を種別し、整理し、整頓し、断捨離をしていくことをお伝えしていきます。
目次
ペーパーレス時代でも「紙」は存在するので仕分けていく必要がある
①ペーパーレスの時代でも「紙」の存在がある
ふだん住まいで「書類」といえば、連絡事項やレジメ、冊子、学校のプリントなどを思い浮かぶますよね。
会社や家族間でのやりとりで、メールやLINEの伝達がメインになってきている今の時代。
特にコロナ禍でzoomというリモートツールに加え、「紙」での伝達ツールが昔に比べれば格段に少なくなりました。
そうとはいえ、「紙」ベースのツールが無くなったわけではありません。
たいていの学校はプリントや連絡帳は「紙」でのやりとりですし、手帳やメモ帳もそう。
ましてや住まいに限らず、何らかしかの契約書や役所の各種手続きとかは「紙」で交わされています。
スマートフォンのアプリやパソコンでの管理や連絡・保存や保管が主体でも、バックアップの意味で「紙」で印刷して残しておく時もありますね。
こうして「紙」での書類は私たちの暮らしの中で役立てられているわけですが、定期的に整理整頓していかないとたまってしまい、ムダにスペースを取られてしまう存在でもあります。
ファイリングも整理収納には欠かせない存在です。
ただし中身を定期的に断捨離していかなくては、ファイルがいくつあっても足らなくなり、スペースの肥やしになりかねません。
そこで！
こうした「紙」ベースの書類の仕分け方ですが、まずは期限や内容が《古いもの》と［新しいもの］と分けていく必要があります。
②「紙」の種類による仕分け方
筆者の場合
・学校のプリント
・家を建てた時に保管している契約書
・不動産取得などの書類・生命保険の保険証券などの取り扱い方
・学校関連に対して 長男と次男の連絡ボードを分けてプリントを掲示
→月末にはプリント内容をチェックして期限が過ぎたら処分する
・家に関する書類（契約書など）、家電製品の取扱説明書、生命保険の保険証券
→重要かつ家族にも分かるようにファイルに整理（テプララベルで表示する）
・携帯電話の契約書類・家電製品の取扱説明書をファイルに収めておく
→製品を新調したら古い取扱説明書と差し替える
・公共料金やクレジットカードの支払いのハガキや領収証
・支払いの場合はコルクボードに貼っておく
どれか当てはまる項目はありましたでしょうか。
公共料金やクレジットカードなどの支払いなどは、紙ベースよりもスマホなどのアプリなどで管理する方が多くなっているかと思います。
ただ筆者の場合は、まだアナログ派なのでハガキなどの紙ベースにしています。
その方が支払い日などを忘れずに済むのと、長年の習性で慣れているからでもあります。
請求書は1年経ったら処分していますが、領収証だけは3年間保管しています。
他にも昔の子どもの文集・PTA役員会など、すぐには断捨離できないものはたくさん存在します。
その中で、「期限」が整理の第一歩になり、月ごとまたは年度ごと（学校関連は学年末ごと）が断捨離していくための目安になりますよね。
ただ、期限がまだなのに誤って処分してしまわないように気をつけましょう。
実は筆者は間違って処分してしまった失敗を何度かやらかしています（汗）
それこそ「紙のムダ」をしてしまっています。。。。。（反省）
なるべくこういう失敗を繰り返さないように、書類の処分には注意を払うことが大事です。
期限が過ぎた「書類」の使い道
整理する「紙」は裏紙にして使う
生ゴミ廃棄の時、ゴミから出る水分を割と吸ってくれたりして捨てやすくなったり汚れを取りやすくなったりして、掃除道具の一つとしてかなり役立つツールなんですよ〜^ ^
書類の処分時に出る不要な「紙」
「書類」の保管方法と「書類」の期限決めをルール化すると断捨離しやすくなる
①ファイリングは整理するのではなく保管するもの
ファイリングをしたら、書類を整理したことだけに頭にあり年数・日数の把握をせずファイルがさらに増えるか、ぺージごとに膨らむくらいに入れていたりする方がいらっしゃいます。
筆者のファイリングの考え方としては、整理するのが目的ではなく、大事なものを保管するものであるとお伝えしています。
背表紙タイトルでどんな内容のファイルかがわかるようにし、 保管しなければならない（または捨ててはいけない）ものだけを厳選するといいかと思います。
例えば、権利書や契約書などがそれにあたります。
それ以外は。。。
一時的な書類の保管の場合（例えば、学校行事表やお知らせ、公共料金のハガキなど）は、 コルクボードなどに貼っておいて、期限が過ぎたり不要になったら処分していく方法があります。
②自分に合うシンプルなやり方の方が継続できる
ファイリングやボックスなどのやり方もありですが、入れっぱなしになってしまうことが多いのが実情です。
ファイリングなどのご相談者の実例から見ても、ファイルやボックスに入れることで安心してしまい、「学校関連」「PTA関連」など細かくファイルしていても仕分けすることが面倒くさくなりだんだん仕分けしなくなる。。。。。という傾向があります。
自分に合ったやり方が一番合っており、シンプルなやり方が継続できるものなのです。
筆者は、結構面倒くさがり屋なので、家族が必ず目につくところにコルクボードを設置し、そこに子どもたちのお知らせなどはその都度貼るようにしています。
コルクボード貼りは、ご相談者様にも結構採用されているやり方です。
すると家族の誰かが気がついてくれる事が多く、古いプリントなどをずっと貼ったままになっている事が少なくなりました。
そのためには、自分に合うやり方で自分のやりやすいように実践していくこと。
そして、やり方が超シンプルであること。
書類の処分は簡単に出来そうで意外とたまってしまうので、是非ルーティン化して行なってみていただきたいと思います。
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